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Recibo de pagamento: o que precisa ter, modelo pronto para copiar e quando usar

O que um recibo de pagamento precisa ter pela lei, um modelo pronto para copiar, como escrever o valor por extenso e a diferença entre recibo e nota fiscal.

• Atualizado em 28/10/2026 12h10 • 11 min de leitura

Recibo de pagamento antigo, datilografado, com a data e a assinatura de quem recebeu
Foto: Autor desconhecido, Wikimedia Commons, Domínio público (recortada)
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Resposta rápida

Recibo de pagamento é o papel em que quem recebeu o dinheiro declara que recebeu: quanto, de quem, por qual motivo, quando e onde, com a assinatura de quem recebeu. É o que o Código Civil chama de quitação (art. 320), e pode ser feito à mão, num papel simples. Quem paga tem direito a ele (art. 319). Escrever o valor também por extenso não é exigência da lei, mas evita rasura e briga. Logo abaixo há um modelo pronto para copiar.

O recibo prova o pagamento, mas não substitui a nota fiscal quando ela é obrigatória. Na venda no cartão ou no Pix, o comprovante da maquininha também é prova de que o dinheiro entrou. Na prática, a maquininha Ton T3 imprime o comprovante na hora e, pelo link de parceiro, sai por R$ 86,40 à vista (no site, R$ 108,00), preço conferido em 25/10/2026.

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  • Comprovante impresso (bobina) ou SMS
  • Chip 3G + Wi-Fi
  • Pix na maquininha
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O que a lei diz sobre o recibo

O recibo não é invenção do comércio: é a quitação prevista no Código Civil (Lei 10.406/2002). Três artigos resolvem quase todas as dúvidas:

  • Art. 319: quem paga tem direito à quitação "regular" e pode segurar o pagamento enquanto ela não for dada. Ou seja, se o cliente pedir recibo, você deve dar.
  • Art. 320: a quitação pode ser feita por instrumento particular (um papel assinado, sem cartório) e deve trazer o valor e a espécie da dívida, o nome de quem pagou, o tempo e o lugar do pagamento e a assinatura de quem recebeu. O parágrafo único completa: mesmo sem esses itens, a quitação vale se ficar claro, pelas circunstâncias, que a dívida foi paga.
  • Art. 322: quando o pagamento é em parcelas periódicas, a quitação da última faz presumir que as anteriores foram pagas, até prova em contrário.

Leis conferidas em 26/10/2026, no site do Planalto.

O que um recibo precisa ter

Juntando o que a lei pede com o que evita confusão no dia a dia:

Item Exigido pelo art. 320? Por que colocar
Valor em número Sim é o que foi pago
Valor por extenso Não, é boa prática impede que alguém acrescente um zero
Motivo do pagamento ("espécie da dívida") Sim diz o que foi quitado: o serviço, a parcela, o sinal
Nome de quem pagou Sim identifica o devedor
CPF ou CNPJ de quem pagou Não, é boa prática evita confusão entre pessoas com o mesmo nome
Data e cidade Sim ("tempo e lugar") mostra quando e onde foi pago
Forma de pagamento Não, é boa prática dinheiro, Pix, cartão, transferência
Nome, CPF ou CNPJ e assinatura de quem recebeu A assinatura, sim é a declaração de quem deu a quitação
Número do recibo Não, é boa prática ajuda a achar o papel depois

Como escrever o valor por extenso

Escreva os reais e os centavos, e feche com "reais" e "centavos":

  • R$ 150,00: cento e cinquenta reais;
  • R$ 1.280,50: mil, duzentos e oitenta reais e cinquenta centavos;
  • R$ 2.000,00: dois mil reais.

Confira se o número e o extenso batem antes de assinar.

Recibo, nota fiscal e comprovante da maquininha: qual é qual

Os três têm funções diferentes:

Documento O que prova Quem emite Substitui a nota fiscal?
Recibo que o valor foi pago e a dívida, quitada quem recebeu o dinheiro Não
Nota fiscal a venda ou o serviço, para fins de imposto a empresa, no sistema da prefeitura ou do estado é ela mesma
Comprovante da maquininha ou do Pix que a transação foi aprovada a maquininha ou o app Não

Recibo x nota fiscal. O recibo é um documento entre você e o cliente: prova o pagamento. A nota fiscal é um documento fiscal, registrado no sistema público, e a obrigação de emitir depende do tipo de empresa, do que você vende e de quem é o cliente. Dar recibo não dispensa a nota quando ela é exigida. Se você é MEI, as regras de quando emitir e o passo a passo estão em nota fiscal MEI.

O comprovante da maquininha como prova. Quando o cliente paga no cartão ou no Pix pela maquininha, o comprovante mostra o valor, a data e a forma de pagamento da venda aprovada. Para a maior parte das vendas do balcão, ele já resolve. O recibo entra quando o cliente pede um documento com o seu nome e o motivo do pagamento, como no reembolso de despesa, no serviço feito em casa ou na parcela de uma encomenda. Guardar os dois juntos ajuda muito se o cliente contestar a compra no cartão, como explicamos em chargeback.

Na prática, na Ton: comprovante impresso ou por SMS

Pelo catálogo da Ton (conferido em 25/10/2026), a T3 e a T3 Smart imprimem o comprovante em bobina ou mandam por SMS; a T2 e a T1 mandam por SMS. Quem precisa entregar papel na hora (oficina, salão, prestador que atende no balcão) costuma preferir a T3. No app da Ton, a tela "Minhas Vendas" permite buscar uma venda pelo código da transação, segundo o blog da Ton sobre o relatório de vendas (publicado em 13/07/2026 e lido em 26/10/2026), o que facilita achar a venda quando o cliente pede uma segunda via do recibo.

Modelo de recibo de pagamento para copiar

Copie o texto abaixo, troque o que está entre colchetes e imprima em duas vias: uma fica com o cliente e a outra com você. Os valores e nomes do exemplo seguinte são fictícios.

RECIBO Nº [número]

Valor: R$ [valor em número]

Recebi de [nome completo de quem pagou], CPF/CNPJ [número],
a quantia de [valor por extenso],
referente a [motivo: serviço, produto, parcela, sinal].

Forma de pagamento: [dinheiro / Pix / cartão / transferência]

Para clareza, firmo o presente recibo, dando plena quitação
do valor acima.

[Cidade], [dia] de [mês] de [ano].

______________________________________
[Nome de quem recebeu]
CPF/CNPJ: [número]

Exemplo preenchido (exemplo fictício)

Uma costureira em Salvador faz o conserto de um vestido de festa e recebe no Pix:

RECIBO Nº 042

Valor: R$ 180,00

Recebi de Maria das Dores Santos, CPF 000.000.000-00,
a quantia de cento e oitenta reais,
referente a ajuste e barra de um vestido de festa.

Forma de pagamento: Pix

Para clareza, firmo o presente recibo, dando plena quitação
do valor acima.

Salvador, 26 de outubro de 2026.

______________________________________
Ana Costura (nome fictício)
CPF: 000.000.000-00

Variações que aparecem muito

  • Sinal ou entrada: troque "dando plena quitação do valor acima" por "referente ao sinal do serviço [qual], restando R$ [valor] a pagar na entrega". Assim, ninguém entende que o serviço todo foi quitado.
  • Parcela: escreva "referente à parcela [3] de [5] de [motivo]". Lembre do art. 322: o recibo da última parcela faz presumir que as anteriores foram pagas.
  • Aluguel ou mensalidade: inclua o mês de referência ("aluguel de outubro de 2026") e o endereço do imóvel ou o nome do aluno.
  • Pagamento em dinheiro: escreva "em espécie". É a forma que mais precisa de recibo, porque não deixa rastro no extrato.

Recibo digital vale?

Vale como papel assinado à mão, desde que dê para saber quem assinou. Uma opção é a assinatura eletrônica do gov.br: segundo a página do Governo Digital (conferida em 26/10/2026), o documento assinado por ela tem a mesma validade de um documento com assinatura física, e é preciso ter conta gov.br nível prata ou ouro.

Vendeu mais? Coloque a empresa no Google

Recibo em ordem, comprovante no bolso do cliente e vendas conferidas no app: o balcão está organizado. O próximo passo é ter mais gente chegando. Quem procura uma costureira, uma oficina ou um eletricista perto de casa pesquisa no Google e no Maps, e escolhe quem aparece com horário, fotos, avaliações e o aviso "aceita cartão e Pix". O primeiro passo é gratuito: o Perfil da Empresa no Google.

Erros comuns no recibo (e como evitar)

Erro O problema Como evitar
Recibo sem o motivo não dá para saber o que foi pago escreva o serviço, o produto ou a parcela
Número e extenso diferentes abre espaço para discussão confira os dois antes de assinar
"Plena quitação" num sinal parece que o serviço todo foi pago escreva quanto falta e quando
Entregar recibo antes de o Pix cair o pagamento pode não existir confira no extrato antes (veja golpe do Pix)
Ficar sem cópia você não prova nada depois duas vias ou foto do recibo assinado
Usar recibo no lugar da nota obrigatória problema com a fiscalização emita a nota quando ela for exigida

Quanto tempo guardar o recibo

Quem paga deve guardar o recibo como prova. Quem recebe deve guardar a sua via para mostrar o que já foi quitado e o que ainda falta. Como referência, o Código Civil dá 5 anos para cobrar dívidas que constam de documento público ou particular (art. 206, § 5º, I). Para prazos de guarda de documentos fiscais e contábeis da sua empresa, confirme com o seu contador.

Dicas para não perder:

Para quem a maquininha resolve o "papel" da venda

Se você vende no balcão e o cliente quer um comprovante na hora, a maquininha que imprime evita escrever recibo à mão em cada venda. No serviço com sinal e parcelas, o recibo continua necessário: a maquininha só registra a transação.

Para entender os tipos de aparelho e os custos antes de escolher, veja o guia da maquininha de cartão. Se o comprovante impresso faz diferença no seu negócio, dá para pedir a T3 pelo link de parceiro e conferir as taxas no checkout antes de pagar a adesão (R$ 86,40 à vista em 25/10/2026; a maquininha fica em comodato). No plano Mega+, o checkout mostrou, para receber na hora em Visa e Mastercard, 0,57% no débito e no crédito à vista e 7,97% em 12x, taxas promocionais que valem por 30 dias ou até R$ 5 mil em vendas, o que vier primeiro; depois, seguem a faixa de faturamento. O Pix sai grátis com chave Pix cadastrada (0,49% sem a chave).

Maquininha T3 do Ton

T3 Mega+

Imprime o comprovante

Para quem quer entregar o comprovante impresso na hora

  • Comprovante impresso (bobina) ou SMS
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  • Pix na maquininha
  • Parcelamento em até 21x

R$ 86,40 à vista ou 12x de R$ 7,20

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Preço de parceiro, conferido em 25/10/2026

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Perguntas frequentes

Recibo feito à mão tem validade?

Tem. O Código Civil diz que a quitação pode ser dada por instrumento particular (art. 320). Um papel simples, escrito à mão e assinado por quem recebeu, vale, desde que traga o valor, o motivo, quem pagou, a data e o lugar.

Recibo precisa de reconhecimento de firma?

A lei não exige para a quitação comum (art. 320). Em pagamentos grandes, como a venda de um veículo ou de um imóvel, as regras são outras: confirme com o cartório ou com um advogado.

Recibo substitui a nota fiscal?

Não. O recibo prova que o pagamento foi feito; a nota fiscal registra a venda para fins de imposto. Quando a nota é obrigatória, o recibo não a dispensa.

Posso dar recibo de pagamento feito por Pix?

Pode e é recomendado quando o cliente pedir. Escreva "Forma de pagamento: Pix" e só entregue depois de conferir que o valor caiu na sua conta.

O comprovante da maquininha serve como recibo?

Ele prova que a transação foi aprovada, com valor e data. Se o cliente precisa de um documento com o nome dele e o motivo do pagamento, faça também o recibo.

Por quanto tempo devo guardar o recibo?

Como referência, o Código Civil dá 5 anos para cobrar dívidas que constam de documento escrito (art. 206, § 5º, I). Para os documentos fiscais e contábeis, siga a orientação do seu contador.

Fontes

O que mais pesa na rotina da sua empresa hoje?

Escolha a opção mais parecida com o seu dia a dia.

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Declaramos, para todos os fins, que este canal é de titularidade de um Parceiro Renda Ton/Renda Extra, que oferece descontos para aquisição dos produtos e serviços do Ton. Este ambiente não se confunde com os canais oficiais do Ton.

Site oficial do Ton: www.ton.com.br

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Eduardo Miranda, fundador da MKT Miranda

Fundador da Agência MKT Miranda

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