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Contas a pagar e a receber: como controlar, com modelo, e como receber antes de pagar

O controle de contas a pagar e a receber em tabela, os prazos médios com exemplo em reais, como encurtar o prazo de receber e alongar o de pagar.

• Atualizado em 28/10/2026 13h00 • 10 min de leitura

Conta impressa sobre uma bandeja de metal com cédulas de dinheiro ao lado
Foto: Benreis, Wikimedia Commons, CC BY 3.0 (recortada)
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Resposta rápida

Contas a pagar são tudo o que o negócio deve, com data de vencimento: fornecedor, aluguel, energia, imposto. Contas a receber são o que os clientes ainda devem: venda a prazo, boleto, parcela, cartão que ainda não caiu. Para controlar, use duas listas lado a lado, ordenadas por vencimento, com uma coluna "pago/recebido", e olhe as duas toda segunda. A regra de ouro: encurtar o prazo de receber e alongar o de pagar, sem atrasar ninguém.

Receber no ato é o jeito mais simples de encurtar o prazo. Na prática, na maquininha Ton, o cartão pode cair na hora e o Pix com chave cadastrada é grátis. Pelo link de parceiro, a T3 sai por R$ 86,40 à vista (no site, R$ 108,00), preço conferido no checkout em 25/10/2026.

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Por que controlar as duas listas juntas

O Guia de Planejamento Financeiro para Micro e Pequenas Empresas (Sebrae, 2026, lido em 28/10/2026) dá o controle de contas a pagar e a receber como exemplo do que "deveria ser prioridade para todo empreendedor": ele mostra os prazos e o dinheiro disponível com antecedência. Se o dinheiro não vai dar, ainda há tempo de negociar com o fornecedor ou de fazer uma ação para vender mais.

Olhar só uma lista engana. A conta a pagar de R$ 6.500 na sexta assusta; com R$ 8.350 a receber até quinta, ela cabe. Com os R$ 8.350 previstos só para o mês que vem, não cabe.

O modelo: a agenda de contas

Exemplo de uma loja de materiais de construção em Recife (exemplo fictício), semana de 03/11 a 06/11 (02/11 é feriado de Finados).

Contas a receber

A. Cliente ou origem B. Venda C. Vencimento D. Valor E. Forma F. Situação G. Dias de atraso
Obra de reforma (cliente 014) 02/10 30/10 R$ 1.800,00 Boleto Recebido 0
Pedreiro (cliente 027) 12/10 03/11 R$ 2.400,00 Pix Em aberto 0
Vendas no crédito do dia 31/10 31/10 03/11 R$ 950,00 Cartão (1 dia útil) Em aberto 0
Condomínio (cliente 009) 20/09 20/10 R$ 3.200,00 Boleto Em aberto 14
Total R$ 8.350,00

Repare na última linha: R$ 3.200 vencidos há 14 dias. É a primeira ligação de cobrança da semana. O tom certo, e o que a lei não deixa fazer, estão no guia de inadimplência.

Contas a pagar

A. Fornecedor ou conta B. Vencimento C. Valor D. Forma E. Prioridade F. Situação
Fornecedor de cimento 06/11 R$ 6.500,00 Boleto Alta Em aberto
Aluguel da loja 05/11 R$ 2.000,00 Pix Alta Em aberto
Internet e telefone 10/11 R$ 480,00 Boleto Média Em aberto
Fornecedor de tintas 15/11 R$ 3.800,00 Boleto Média Em aberto
Total R$ 12.780,00

As fórmulas (Excel ou Google Planilhas em português)

Na lista de contas a receber, com o cabeçalho na linha 1:

  • Dias de atraso (G2): =SE(F2="Recebido";0;MÁXIMO(0;HOJE()-C2))
  • Total em aberto: =SOMASES(D:D;F:F;"Em aberto")
  • A receber até uma data (digitada em J1): =SOMASES(D:D;F:F;"Em aberto";C:C;"<="&J1)

Na lista de contas a pagar, a mesma lógica: =SOMASES(C:C;F:F;"Em aberto";B:B;"<="&J1) mostra quanto vence até a data de J1. Compare os dois totais com o saldo de hoje e você sabe se a semana fecha. Se quiser tudo numa planilha só, com entradas, saídas e caixa do dia, use o modelo da planilha de controle financeiro.

Como encurtar o prazo de receber

1. Receba o cartão na hora

Quem recebe o crédito em 30 dias tem sempre um mês de vendas parado na mão da empresa de pagamento. Segundo a Central de Ajuda da Ton (conferida em 28/10/2026), no "receba na hora" a venda no cartão cai em até 1 hora, todos os dias, inclusive no fim de semana e no feriado; vendas a partir das 23h caem no dia seguinte. No prazo de 1 dia útil, cai no dia útil seguinte.

Receber antes tem preço: o regulamento do Plano Ton Mega+ (atualizado em 21/09/2026, item 4.1.2) prevê uma taxa diferente para "na hora" e para 1 dia útil, conforme a faixa de faturamento. Compare as duas no app antes de escolher.

2. Incentive o Pix

Para o Banco Central, o Pix transfere o dinheiro entre contas "em poucos segundos, a qualquer hora ou dia" (conferido em 28/10/2026). Na maquininha Ton, segundo a página de Pix na maquininha (conferida em 28/10/2026), o valor cai em até 1 minuto e é grátis com chave CPF, CNPJ ou celular cadastrada; sem a chave, a taxa é de 0,49%.

Um cuidado: o Banco Central lembra que o Pix agendado gera comprovante, mas o dinheiro só sai na data marcada. Antes de entregar a mercadoria, confira o valor no extrato, não no print do cliente.

Ainda escolhendo como receber? Os modelos da Ton mudam no jeito de vender (imprimir, levar no bolso, usar o celular), não no prazo.

3. Peça sinal em encomenda e serviço

Em pedido sob medida, entrega agendada ou serviço longo, um sinal no fechamento reduz o valor a receber e o risco de desistência.

4. Troque a venda "na caderneta" pelo parcelado no cartão

No parcelado, o cliente paga em parcelas, e quem espera é a empresa de pagamento, não você. A taxa do parcelado é maior que a do crédito à vista: veja se o preço cobre antes de oferecer.

5. Cobre a distância com link

Para o cliente que pediu pelo WhatsApp ou não estava na loja, um link de pagamento resolve no mesmo dia. Como funciona e os cuidados estão em link de pagamento.

Como alongar o prazo de pagar (sem atrasar)

  • Negocie prazo com o fornecedor. O e-book Gestão financeira do Sebrae-SP (lido em 28/10/2026) recomenda aumentar o prazo médio de pagamentos para reduzir o dinheiro parado no negócio. Cliente que paga em dia tem argumento para pedir 28 em vez de 14 dias.
  • Pague na data, não antes. Pagar adiantado sem desconto é emprestar dinheiro de graça. O Pix agendado do Banco Central programa o pagamento para o dia do vencimento e pode ser cancelado até o dia anterior.
  • Acerte os vencimentos com a sua entrada de dinheiro. Se o movimento é maior no começo do mês, peça vencimentos nos dias 10 ou 15.
  • Nunca atrase como estratégia. Multa, juros e um fornecedor desconfiado custam mais que o prazo ganho.

Prazos médios: a conta que mostra se você está financiando o cliente

O e-book do Sebrae-SP ensina duas contas simples:

Prazo Fórmula Loja (fictícia), outubro
PMR (prazo médio de recebimento) contas a receber no fim do mês ÷ vendas do mês × 30 R$ 18.000 ÷ R$ 60.000 × 30 = 9 dias
PMP (prazo médio de pagamento) contas a pagar a fornecedores ÷ compras do mês × 30 R$ 20.000 ÷ R$ 40.000 × 30 = 15 dias

Se o PMP é maior que o PMR, os fornecedores bancam parte das suas vendas. Se o PMR é maior, é você quem banca o cliente com o seu dinheiro. Ao trocar boleto por Pix e por cartão na hora, a loja baixa o saldo a receber no fim do mês de R$ 18.000 para R$ 8.000: o PMR cai para 4 dias. O estoque também entra nessa conta; o cálculo completo está em capital de giro.

Vendeu mais? Coloque a empresa no Google

Com as contas em ordem, vender mais deixa de ser um risco para o caixa: o dinheiro entra antes de as contas vencerem. E vender mais começa por ser encontrado. Quem procura material de construção, um eletricista ou uma loja perto de casa pesquisa no Google e no Maps, e escolhe quem aparece com horário, fotos e o aviso "aceita cartão e Pix". O primeiro passo é gratuito: o Perfil da Empresa no Google.

Quando o dinheiro da semana não dá

O Guia do Sebrae fala em negociar a tempo: antes do vencimento, não depois. Um roteiro:

  1. Some o que vence na semana e o que entra com certeza.
  2. Cobre primeiro os vencidos (no exemplo, os R$ 3.200 do condomínio).
  3. Separe o que não pode parar o negócio: aluguel, energia, o fornecedor da mercadoria que mais vende.
  4. Para imposto e salário, fale com o contador antes de qualquer atraso.
  5. Ligue para o credor que dá para remarcar, explique e proponha uma data. Anote a nova data na lista.

Se isso acontece todo mês, o problema não é a agenda: é margem ou prazo. Os 7 hábitos da gestão financeira ajudam a achar a causa.

Checklist das contas

Para quem quer o comprovante impresso e o dinheiro na hora, dá para pedir a T3 pelo link de parceiro: R$ 86,40 à vista ou 12x de R$ 7,20 no checkout de 25/10/2026. O valor é a adesão ao plano, e a maquininha fica em comodato. No Mega+, o checkout mostrou 0,57% no débito e no crédito à vista e 7,97% em 12x, na hora, Visa e Mastercard: são taxas promocionais, que valem por 30 dias ou até R$ 5 mil em vendas, o que vier primeiro, e depois seguem a faixa de faturamento do mês (regulamento, item 4.4).

Maquininha T3 do Ton

T3 Mega+

Imprime o comprovante

Para quem quer entregar o comprovante impresso na hora

  • Comprovante impresso (bobina) ou SMS
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  • Pix na maquininha
  • Parcelamento em até 21x

R$ 86,40 à vista ou 12x de R$ 7,20

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Perguntas frequentes

Qual a diferença entre contas a pagar e contas a receber?

Contas a pagar são o que a empresa deve (fornecedor, aluguel, imposto). Contas a receber são o que os clientes devem à empresa (venda a prazo, boleto, cartão que ainda não caiu).

Como fazer um controle de contas a pagar e receber simples?

Duas tabelas, ordenadas por vencimento, com valor, forma de pagamento e situação (em aberto, pago ou recebido). Olhe as duas juntas toda semana e compare com o saldo.

Venda no cartão é conta a receber?

É, até o dinheiro cair. No prazo de 30 dias, o crédito fica um mês na lista. Recebendo na hora, a venda vira dinheiro no mesmo dia e sai da lista.

Como calcular o prazo médio de recebimento?

Divida o total a receber no fim do mês pelas vendas do mês e multiplique por 30. R$ 18.000 a receber sobre R$ 60.000 vendidos dá 9 dias.

Fontes

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Site oficial do Ton: www.ton.com.br

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